ข้อมูลที่ซ้ำกันมักนำไปสู่ความสับสน ข้อผิดพลาด และข้อมูลเชิงลึกที่บิดเบือน โชคดีที่ Google ชีตมีเครื่องมือและเทคนิคมากมายเพื่อลดความซับซ้อนของการระบุและลบรายการที่ซ้ำซ้อนเหล่านี้ ตั้งแต่การเปรียบเทียบเซลล์ขั้นพื้นฐานไปจนถึงแนวทางตามสูตรขั้นสูง คุณจะพร้อมที่จะเปลี่ยนแผ่นงานที่ไม่เป็นระเบียบให้เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าและมีการจัดระเบียบ
ไม่ว่าคุณจะจัดการรายชื่อลูกค้า ผลการสำรวจ หรือชุดข้อมูลอื่นๆ การกำจัดรายการที่ซ้ำกันถือเป็นขั้นตอนพื้นฐานสู่การวิเคราะห์และการตัดสินใจที่เชื่อถือได้
ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกสองวิธีเพื่อให้คุณสามารถระบุและลบค่าที่ซ้ำกันได้
การสร้างตาราง
ขั้นแรกเราสร้างตารางใน Google ชีต ซึ่งจะใช้ในตัวอย่างในบทความนี้ ตารางนี้มี 3 คอลัมน์: คอลัมน์ A ซึ่งมีส่วนหัวเป็น 'ชื่อ' ใช้สำหรับเก็บชื่อ คอลัมน์ B มีส่วนหัว 'อายุ' ซึ่งระบุอายุของประชาชน และสุดท้าย คอลัมน์ C ส่วนหัว 'เมือง' ประกอบด้วยเมืองต่างๆ หากเราสังเกต รายการบางรายการในตารางนี้จะซ้ำกัน เช่น รายการสำหรับ 'John' และ 'Sara'
เราจะทำงานในตารางนี้เพื่อลบค่าที่ซ้ำกันเหล่านี้ด้วยวิธีการต่างๆ
วิธีที่ 1: การใช้คุณลักษณะ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' ใน Google ชีต
วิธีแรกที่เราพูดถึงที่นี่คือการลบค่าที่ซ้ำกันโดยใช้คุณสมบัติ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' ของ Google ชีต วิธีนี้จะกำจัดรายการที่ซ้ำกันออกจากช่วงเซลล์ที่เลือกอย่างถาวร
เพื่อสาธิตวิธีการนี้ เราจะพิจารณาตารางที่สร้างขึ้นข้างต้นอีกครั้ง
เพื่อเริ่มดำเนินการตามวิธีนี้ ขั้นแรกเราต้องเลือกช่วงทั้งหมดที่มีข้อมูลของเรา รวมถึงส่วนหัวด้วย ในสถานการณ์นี้ เราได้เลือกเซลล์แล้ว A1:C11 .
ที่ด้านบนของหน้าต่าง Google ชีต คุณจะเห็นแถบนำทางพร้อมเมนูต่างๆ ค้นหาและคลิกตัวเลือก 'ข้อมูล' ในแถบนำทาง
เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกที่ตัวเลือก 'ข้อมูล' โดยนำเสนอเครื่องมือและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลต่างๆ ที่สามารถใช้เพื่อวิเคราะห์ ทำความสะอาด และจัดการข้อมูลของคุณได้
สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะต้องเข้าถึงเมนู 'ข้อมูล' เพื่อไปที่ตัวเลือก 'การล้างข้อมูล' ซึ่งรวมถึงคุณลักษณะ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน'
หลังจากที่เราเข้าถึงกล่องโต้ตอบ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' แล้ว เราจะนำเสนอรายการคอลัมน์ในชุดข้อมูลของเรา ตามคอลัมน์เหล่านี้ ระบบจะพบรายการที่ซ้ำกันและลบออก เราจะทำเครื่องหมายช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องในกล่องโต้ตอบขึ้นอยู่กับคอลัมน์ที่เราต้องการใช้สำหรับระบุรายการที่ซ้ำกัน
ในตัวอย่างของเรา เรามีสามคอลัมน์: 'ชื่อ' 'อายุ' และ 'เมือง' เนื่องจากเราต้องการระบุรายการที่ซ้ำกันตามคอลัมน์ทั้งสาม เราจึงได้ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายทั้งสามช่องแล้ว นอกจากนั้น คุณต้องกาเครื่องหมายที่ช่อง 'ข้อมูลมีแถวส่วนหัว' หากตารางของคุณมีส่วนหัว เนื่องจากเรามีส่วนหัวในตารางที่ให้ไว้ข้างต้น เราจึงได้ทำเครื่องหมายในช่อง 'ข้อมูลมีแถวส่วนหัว'
เมื่อเราเลือกคอลัมน์เพื่อระบุรายการที่ซ้ำกันแล้ว เราก็จะสามารถลบรายการที่ซ้ำกันออกจากชุดข้อมูลของเราได้
คุณจะพบปุ่มที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' ที่มีข้อความว่า 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' คลิกที่ปุ่มนี้
หลังจากคลิก 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' Google ชีตจะประมวลผลคำขอของคุณ คอลัมน์จะถูกสแกน และแถวใดๆ ที่มีค่าซ้ำกันในคอลัมน์เหล่านั้นจะถูกลบออก ซึ่งจะช่วยกำจัดรายการที่ซ้ำกันได้สำเร็จ
หน้าจอป๊อปอัปยืนยันว่าค่าที่ซ้ำกันได้ถูกลบออกจากตารางแล้ว แสดงว่าพบและลบแถวที่ซ้ำกันสองแถว ทำให้ตารางมีรายการที่ไม่ซ้ำกันแปดรายการ
หลังจากใช้ฟีเจอร์ “ลบรายการที่ซ้ำกัน” ตารางของเราจะได้รับการอัปเดตดังนี้:
หมายเหตุสำคัญที่ต้องพิจารณาที่นี่คือการลบรายการที่ซ้ำกันโดยใช้ฟีเจอร์นี้เป็นการดำเนินการถาวร แถวที่ซ้ำกันจะถูกลบออกจากชุดข้อมูล และคุณจะไม่สามารถยกเลิกการดำเนินการนี้ได้เว้นแต่คุณจะมีการสำรองข้อมูล ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกคอลัมน์ที่ถูกต้องเพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกันโดยตรวจสอบการเลือกของคุณอีกครั้ง
วิธีที่ 2: การใช้ฟังก์ชัน UNIQUE เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน
วิธีที่สองที่เราจะพูดถึงในที่นี้คือการใช้ มีเอกลักษณ์ ฟังก์ชั่นใน Google ชีต ที่ มีเอกลักษณ์ ฟังก์ชั่นดึงค่าที่แตกต่างจากช่วงหรือคอลัมน์ข้อมูลที่ระบุ แม้ว่าจะไม่ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลต้นฉบับโดยตรง แต่ก็สร้างรายการค่าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับการแปลงข้อมูลหรือการวิเคราะห์โดยไม่มีการซ้ำกัน
เรามาสร้างตัวอย่างเพื่อทำความเข้าใจวิธีนี้กัน
เราจะใช้ตารางที่สร้างขึ้นในส่วนเริ่มต้นของบทช่วยสอนนี้ ดังที่เราทราบแล้วว่าตารางประกอบด้วยข้อมูลบางอย่างที่ซ้ำกัน ดังนั้นเราจึงเลือกเซลล์ 'E2' เพื่อเขียน มีเอกลักษณ์ สูตรเข้า. สูตรที่เราเขียนมีดังนี้:
=ไม่ซ้ำกัน(A2:A11)
เมื่อใช้ใน Google ชีต สูตร UNIQUE จะดึงค่าที่ไม่ซ้ำในคอลัมน์ที่แยกจากกัน ดังนั้นเราจึงได้จัดทำสูตรนี้โดยมีช่วงจากเซลล์ A2 ถึง A11 ซึ่งจะใช้ในคอลัมน์ A ดังนั้น สูตรนี้จะแยกค่าที่ไม่ซ้ำออกจากคอลัมน์ ก และแสดงในคอลัมน์ที่เขียนสูตรไว้
สูตรจะถูกนำไปใช้กับช่วงที่กำหนดเมื่อคุณกดปุ่ม Enter
ในภาพรวมนี้ เราจะเห็นว่าสองเซลล์ว่างเปล่า เนื่องจากมีการทำซ้ำสองค่าในตาราง ได้แก่ John และ Emily ที่ มีเอกลักษณ์ ฟังก์ชั่นแสดงเพียงอินสแตนซ์เดียวของแต่ละค่า
วิธีการนี้ไม่ได้ลบค่าที่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์ที่ระบุโดยตรง แต่สร้างคอลัมน์อื่นเพื่อให้รายการที่ไม่ซ้ำกันของคอลัมน์นั้นแก่เรา โดยกำจัดค่าที่ซ้ำกัน
บทสรุป
การลบรายการที่ซ้ำกันใน Google ชีตเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการวิเคราะห์ข้อมูล คู่มือนี้สาธิตสองวิธีที่ช่วยให้คุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดาย วิธีแรกอธิบายการใช้ Google ชีตเพื่อลบฟีเจอร์ที่ซ้ำกัน วิธีนี้จะสแกนช่วงเซลล์ที่ระบุและกำจัดรายการที่ซ้ำกัน อีกวิธีหนึ่งที่เราได้พูดคุยไปแล้วคือการใช้สูตรในการดึงค่าที่ซ้ำกัน แม้ว่าจะไม่ลบรายการที่ซ้ำกันออกจากช่วงโดยตรง แต่จะแสดงค่าที่ไม่ซ้ำในคอลัมน์ใหม่แทน